VBA CODE USE TO TELE CALLING

வணக்கம் நண்பர்க்ளே!

     அனைவருக்கும் சுதந்திரதின வாழ்த்துக்கள்!

நமது தளத்தில் நாம் இது வரை EXCEL இல் இருக்கும் பல வசதிகளை எப்படிப் பயன்படுத்துவது என்பதைப் பார்த்துவருகிறோம். அந்த வகையில் VBA MACRO மூலம் எப்படி நமது வேலையை சுலபமாக செய்வது என்பதையும் பார்த்துவருகிறோம்.

போன பதிவில் பள்ளி மாணவர்களின் மதிப்பெண்ணை VBA MACRO மூலம் எப்படி பயன்படுத்துவது என்று பார்த்தோம் அந்த பதிவு ஒரு சிறு உதாரணமே..

இன்றைய பதிவில் ஒரு உதாரணம் பார்ப்போம்…

கோபம், பொறுமை இந்த இரண்டு வார்த்தைகளும் பல மனிதர்களுக்கு பல அனுபவத்தைக் கொடுத்திருக்கும். உதாரணமாக நம்மில் பல பேர் கோபமாக TELE CALLING துறையில் பணிபுரியும் சகோதர சகோதரிகளிடம் பேசிவிடுவதுண்டு ஆனால் இவை அனைத்தையும் பொறுமையாகக் கையாள்வதும் அவர்களின் திறமையான அனுபவமே.

அப்படிப்பட்ட பொறுமையான TELE CALLING துறையில் பணிபுரியும் நண்பர்களுக்காக எப்படி அவர்களின் வேலைகளை EXCEL மூலம் சுலபமாக்குவது என்றுப் பார்ப்போமா..

சரி அவர்கள் மேற்கொள்ளும் வேலையை சற்று விளக்கமாகப் பார்ப்போம்.

உதாரணத்திற்கு ஒரு WATER FILTER SERVICE நிறுவனத்தின் TELECALLING நண்பருக்கு…

1) ஒரு நாளைக்கு சுமார் 200 முதல் 500 வரை தொலைபேசி எண்கள் தருவார்கள்.

2) ஒவ்வொரு எண்ணிற்கும் போன் செய்து WATER FILTER SERVICE தேவையிருக்கின்றதா இல்லையா என கேட்க வேண்டும்.

3) விருப்பம் இருப்பவர்கள் எண்களை தனியாக குறித்துக் கொள்ளவேண்டும் ஏனெனில் அந்த எண்களை அடுத்த நண்பருக்குக் கொடுத்தால் தான் அந்த வேலை முடியும்.

4) விருப்பம் இல்லாதவர்களின் எண்களை தனியாக வைத்துக்கொள்ள வேண்டும் ( சிறிது நாட்கள் கழித்து மீண்டும் தொடர்புகொள்ள )

5) பிஸியாக அல்லது உபயோகமில்லா எண்களை தனியாக வைத்துக்கொள்ள வேண்டும் ( மீண்டும் தொடர்புகொள்ள )

6) சில நண்பர்கள் சில நாட்கள் கழித்து தொடர்புகொள்ள சொல்லியிருப்பார்கள் அந்த எண்களை தனியாக வைத்துக்கொள்ள வேண்டும் ( சிறிது நாட்கள் கழித்து மீண்டும் தொடர்புகொள்ள )

7) இதற்கிடையில் அவ்வப்போது தன்னுடைய TEAM LEADER ரிடம் தற்போதைய நிலை STATUS REPORT எவ்வளவு முடிந்திருக்கிறது, எவ்வளவு மீதி இருக்கிறது, எவ்வளவு விருப்பம், எவ்வளவு விருப்பமில்லை போன்ற விபரங்களைத் தெரிவிக்க வேண்டும்.

என்ன நண்பர்களே படித்துக்கொண்டிருக்கும் போதே உங்களின் எண்ணம் இதிலெண்ண சிரமம் இருக்கப் போகிறது, எண்ணை காப்பி செய்து எங்கு வைக்கவேண்டுமோ அங்கு வைத்துக் கொள்ள வேண்டியதுதான்.

மிக சரிதான் நண்பர்களே! ஆனால் என்னைப் பொருத்தவரை ஒரு வேலையை சாதாரணமாக செய்வதைவிட SMART ஆக செய்ய வாய்ப்பிருந்தால் SMART ஆக செய்வதுதானே சிறந்தது.

உதாரணமாக மேலே பார்த்த வேலைகளில் ஒரு வேலைக்கு குறைந்த பட்சம் 10 வினாடிகள் என வைத்துக்கொண்டால் 500 எண்ணிற்க்கு சுமாராக 1.5 மணி நேரம் செலவாகிறது, மற்ற வேலைகளுக்கு…..

இதே வேலைகளை ஒரு 10 நண்பர் செய்வதென்றால் சுமார் 15 மணி நேரம் செலவாகிறது.

இதையே ஒரு வேலைக்கு அதிகபட்ச நேரமே ஒரு ( க்ளிக் ) வினாடியாக இருந்தால் அது SMART தானே..

பார்ப்போமா அந்த SMART வேலையை..

ஒரு 300 எண்கள் கொண்ட ஒரு DATA SET ஐ “A10” இல் வைத்துக்கொள்வோம்.

    நாம் வேலையை தொடங்கும்முன் ஒரு க்ளிக் செய்தால் முதல் எண் தொடர்புகொள்ள தனியக வந்தால்

    அந்த எண்ணைத் தொடர்பு கொண்டு அவர் விருப்பம் இருக்கிறது என்றால் ஒரு க்ளிக் செய்தால் அந்த எண்ணை LIKE LIST சேர்த்துவிட்டு அடுத்த எண் தொடர்புகொள்ள தனியாக ரெடியாக இருந்தால்

   அடுத்த நபர் விருப்பமில்லை என்றால் ஒரு க்ளிக் செய்தால் அந்த எண்ணை UNLIKE LIST சேர்த்துவிட்டு அடுத்த எண் தொடர்புகொள்ள தனியாக ரெடியாக இருந்தால்

    அடுத்த நபர் சிறிது தாமதமாக தொடர்பு கொள்ளவும்  என்றால் ஒரு க்ளிக் செய்தால் அந்த எண்ணை CALL LATE LIST சேர்த்துவிட்டு அடுத்த எண் தொடர்புகொள்ள தனியாக ரெடியாக இருந்தால்

    அடுத்த நபர் BUSY / NOTRESPONSE  என்றால் ஒரு க்ளிக் செய்தால் அந்த எண்ணை BUSY / NOTRESPONSE LIST சேர்த்துவிட்டு அடுத்த எண் தொடர்புகொள்ள தனியாக ரெடியாக இருந்தால்

    சரி இதுவரை எவ்வளவு CALLS முடிந்துள்ளது, எவ்வளவு PENDING, LIKE LIST எண்ணிக்கை எவ்வளவு, UNLIKE LIST எண்ணிக்கை எவ்வளவு, CALL LATE LIST எண்ணிக்கை எவ்வளவு, BUSY / NOT RESPONSE LIST எண்ணிக்கை எவ்வளவு இவையெல்லாம் தானாகவே FORMULA மூலம் மாறிக்கொண்டால்

    சரி எங்கும் செல்லாமல் அடுத்த நபருக்குக் கொடுப்பதற்காக ஒரே க்ளிக்கில் நமக்குத் தேவையான LIST காப்பியாகி ரெடியாகி இருந்தால்

   இந்த DATA SET முடிந்தவுடன் ஒரே க்ளிக்கில் சேர்த்துவைத்த DATA CLEAR ஆனால்

   என்ன நண்பர்களே இந்த வேலை SMART ஆ இல்லையா என்பதை சொல்லுங்கள்.

   இந்த வேலைகளுக்குத் தேவையான VBA CODE களில் 90% MACRO RECORD OPTION ஐ பயன்படுத்தி தயார் செய்தது நண்பர்களே, ஒரு சில வரிகள் மட்டுமே நான் புதிதாக சேர்க்கவேண்டியது இருந்தது.

   இந்த FILE தேவைப்படுவோர் CLICK செய்து DOWNLOAD செய்துகொள்ளவும்

 இது போல் வேறு துறை சார்ந்த வேலைகளை SMART ஆக மாற்றவேண்டுமா

              மீண்டும் ஒரு பதிவில் சந்திப்போம்...................

VBA Codes tamil tips-2

வணக்கம் நண்பர்களே!

நாம் இதுவரை படித்த பதிவுகளில் EXCEL லில் பல முக்கியமான விஷயங்களைப் பார்த்தோம், இந்த பதிவில் ஒரு வேலையை குறுகிய நேரத்தில் சுலபமாக எப்படி செய்வது எனப் பார்ப்போம்.

நேரம்! இதைப்பற்றி நம்மில் பலர் அடிக்கடி கூறிக்கொள்வது நேரமே போதவில்லை, நேரமிருந்தால் இன்னும் கொஞ்சம் வேலை செய்திருப்பேன், நேரமிருந்தால் வந்திருப்பேன், இப்படி இன்னும் எவ்வளவோ சொல்லிக்கொண்டே போகலாம்.

இன்னும் சொல்லப்போனால் பலருக்கு குடும்பத்துடன் மகிழ்ச்சியைப் பகிர்ந்து கொள்ளவே நேரமில்லை…..

சரி அதற்கும் நம் தளத்திற்கும் என்ன சம்பந்தம்!

கண்டிப்பாக இருக்கிறது நண்பர்களே, இன்றைக்கு பல துறைகளில் (DATABASE) தகவல்களை கையாள்வதில் நம்மை அறியாமலே நம் நேரம் வீணாகிக் கொண்டிருக்கிறது.

அப்படி வீணாகும் நேரமிருந்தாலே மேலே கூறிய பலவற்றைப் பெற முடியும் அல்லது நம் வேலையை இன்னும் மெருகேற்ற முடியும்.

அதெப்படி சாத்தியம்!

EXCEL VBA PROGRAMMING மூலம் பல வேலைகளை சுலபமாக செய்ய முடியும்,

நாம் இதைப்பற்றி முந்தைய பதிவில் VBA MACRO வில் RECORD செய்து எப்படி இயக்குவது எனப் பார்த்தோம்.

இந்த பதிவில் VBA CODES நாமாக எழுதுவதன் மூலம் எப்படி ஒரு வேலையை சுலபமாக செய்யலாம் எனப் பார்ப்போம்.

ஒரு உதாரணம்:

உங்களிடம் ஒரு பள்ளியின் ஒரு வகுப்பின் 20 (அல்லது 200,300,400….) மாணவர்களின் அடையாள எண், பெயர், தேர்வு வாரியாக மதிப்பெண்கள் EXCEL ல் இருக்கிறது.

ஏதோ ஒரு குறிப்பிட்ட காரணத்திற்காக ஒவ்வொரு மாணவரின் மதிப்பெண்களையும் தனியாக மற்றும் தேர்வு வாரியாக பார்வையிட நேருகிறது.

இப்போது நீங்கள் எப்படி இந்த வேலையை செய்வீர்கள், (2 நிமிடம் இதை MINIMIZE செய்துவிட்டு யோசியுங்கள் அல்லது முயற்சி செய்யுங்கள்).

உதாரண மதிப்பெண் பட்டியல்:

நிச்சயம் இதைப் பலதரப்பட்ட நண்பர்கள் பார்த்துக்கொண்டிருப்பீர்கள்.

EXCEL நன்றாகத் தெரிந்த நண்பர்கள் இதை சுலபமாக செய்துவிடுவீர்கள்.

ஓரளவுக்குத் தெரிந்த மற்றும் கற்றுக்கொள்ள ஆர்வமுள்ள நண்பர்கள் முயற்சி செய்திருப்பீர்கள்.

சில நண்பர்கள் இது நமக்குத் தேவையில்லாதது என நினைப்பீர்கள்.

யாரும் அப்படி நினைக்க வேண்டாம் நண்பர்களே!

இது வெறும் உதாரணம்தான், இதுபோல் கல்வி, மருத்துவம், வியாபாரம், தொழில், வங்கி போன்ற பல துறைகளுக்கும் இதைவிட பெரிய வேலையாகக்கூட இருக்கலாம். அதையும் சுலபமாக்கலாம்.

சரி இப்போது விஷயத்திற்கு வருவோம்….

சில நண்பர்கள் சட்டென்று மாணவரின் அடையாள எண்னைக் கொண்டு VLOOKUP FORMULA மூலம் மதிப்பெண்ணை வரவைத்திருப்பீர்கள்.

சில நண்பர்கள் அதையும் CHART வடிவத்தில் வரவைத்திருப்பீர்கள்.

சரி 20 அல்லது 200 மாணவரின் எண்னையும் நாமாகத்தானே உள்ளீடு செய்ய வேண்டும்!

இதற்கு மாற்றுவழியாக தானாக வரிசையாக அடையாள எண் மற்றும் மதிப்பெண்கள் வரும்படி யோசிப்போமா?

அதிலும் ஒவ்வொரு மாணவரும் எதில் FAIL எதில் CENTUM என்பதையும் வெகுசுலபமாக பார்க்கும்படி யோசிப்போமா?

இந்த இரண்டு முறையையும் ஒரே க்ளிக் செய்துவிட்டு நாம் கையை கட்டிக்கொண்டு வேடிக்கை மட்டும் பார்க்கும்படி இருந்தால் நன்றாகத்தானே இருக்கும்!

அதையும் தேவையானால் PAUSE செய்யும்படியோ அல்லது முதலிலிருந்து பார்ப்பதற்காக RESET வசதியும் இருக்கும்படி யோசிப்போமா?

முடியுமா? VBA CODE களில் சில வரிகளின் மூலம் நிச்சயம் முடியும்.

ஒவ்வொன்றாகப் பார்ப்போம?

1.)முதலில் உள்ளீடு செய்யும் மாணவரின் அடையாள எண்னைக் எண்ணைக்  கொண்டு VLOOKUP FORMULA மூலம் மொத்த மதிப்பெண்களையும் வரவைத்துக்கொள்வோம்.

2.)அதை தனித் தனியாக அல்லது மொத்தமாக CHART வடிவத்தில் வரவைப்போம்.






3.)ஒரு இடத்தில் மாணவர்களின் அடையாள எண்ணோடு மொத்த எண்ணிக்கைக்குத் தகுந்தாற்போல் S.NO சூட்டிக்கொள்ளுங்கள்.

4.)இப்போது நாம் ஏதாவது எண்ணை S.NO உள்ளீடு செய்து அதன் மூலம் VLOOKUP FORMULA மூலம் மாணவர்களின் அடையாள எண்ணை வரவைப்போம்.




5.)இப்போது VBA வை திறந்து (ALT+F11),  INSERT >>> MODULE திறந்துக் கொண்டு கீழே இருக்கும் VBA CODE களை உள்ளீடு செய்யுங்கள்.





6.)அவ்வளவுதான் இப்போது இந்த VBA CODE ஐ இயக்குவதற்காக INSERT >>> SHAPES சென்று ஏதேனும் 2 SHAPES வரைந்துக் கொள்ளுங்கள், அதில் RIGHTCLICK>>EDIT TEXT சென்று START/PAUSE மற்றும் STOP/RESET 
என்று உள்ளீடு செய்யவும்.

7.) START/PAUSE என்ற SHAPES ல் RIGHTCLICK >>> ASSIGN MACRO >>> start_pause என்ற MACRO வை SELECT செய்து OK கொடுக்கவும்.

8.) STOP/RESET என்ற SHAPES ல் RIGHTCLICK >>> ASSIGN MACRO >>> reset என்ற MACRO வை SELECT செய்து OK கொடுக்கவும்.

9.) இறுதிகட்டமாக HOME >>. CONDITIONAL FORMATTING >> NEW RULE (ALT+H+L+R) சென்று மதிப்பெண்ணுக்குத் தகுந்தாற்போல் நிறத்தை செட் செய்து கொள்ளவும்.




 

இப்போது START/PAUSE என்ற SHAPE ஐ CLICK செய்துபாருங்கள் தானாக வேலை நடப்பதைப் பாருங்கள்.

PAUSE செய்ய வேண்டுமென்றால் மீண்டும் CLICK செய்யுங்கள் நீங்கள் திரும்ப இதை CLICK செய்யும்வரை காத்திருக்கும்.

இப்போது STOP/RESET என்ற SHAPE ஐ CLICK செய்துபாருங்கள் தானாகவே நின்று அடுத்து ஆரம்பம் முதல் பார்ப்பதற்கு ரெடியாக இருக்கும்.

அவ்வளவுதான் நண்பர்களே!

முடிந்தது…

ஒருவேலை இதை யாராவது முயற்சி செய்தால் முடித்துவிட்டு SAVE செய்யும்போது “MACRO ENABLEED WORKBOOK” என்ற FILE TYPE ல் SAVE செய்யவும்.

சேமித்த FILE ஐ OPEN செய்தவுடன் SECURITY SETTINGS….. ENABLE….என்று FORMULA BAR க்கு கீழெ தெரியும் அதில் ENABLE….க்ளிக் செய்து ENABLE CONTENT என்பதை க்ளிக் செய்து OK கொடுத்தால் மட்டுமே MACRO வை இயக்க முடியும்.

என்ன நண்பர்களே கண்டிப்பாக பலருக்கு உபயோகமாக இருக்கும் என்று நினைக்கின்றேன்.

அடுத்த பதிவில் TELE CALLING துறை சம்பந்தமாக எப்படி வேலையை சுலபமாக்கலாம் எனப் பார்க்கலாம்.

இப்போது விடை பெறுகிறேன், மீண்டும் சந்திப்போம்……..

Vba Code tamil tips

வணக்கம் நண்பர்களே!

நீண்ட இடைவெளிக்குப் பிறகு உங்களைச் சந்திப்பதில் மிகுந்த மகிழ்ச்சி…..

தாமதத்திற்கு மன்னிக்கவும்….

இதுவரை பதிந்த பதிவுகளுக்கு தொடர்ந்து நீங்கள் அளித்து வரும் ஆதரவிற்கு மிக்க நன்றி…

நமது தொடரின் படி நாம் இந்த பதிவில் பார்க்க இருப்பது நாம் VBA CODE எழுதுவதன் மூலம் எப்படி MACRO வை இயக்குவது என்று பார்க்கலாம்.

அதற்கு முன் இந்த இடைவெளியில் நண்பர்கள் சிலர் வைத்த கேள்விகளில் சில உங்கள் பார்வைக்கு…..

1) நண்பரே எனக்கு FORMULA  வில் இன்னும் விளக்க முடியுமா?

2) நண்பரே எனக்கு PIVOT TABLE ல் இன்னும் விளக்க முடியுமா?

3) நண்பரே எனக்கு CHART பற்றி விளக்க முடியுமா?

4) நண்பரே எனக்கு DEVELOPER MENU ACTIVE X CONTROL ல் இன்னும் விளக்க முடியுமா?

5) நண்பரே எனக்கு VBA CODE WRITTING ல் இன்னும் விளக்க முடியுமா?

6) நண்பரே எனக்கு நன்றாக வரையத் தெரியும் அதனால் EXCEL ல் 

DRAWING பற்றி இன்னும் விளக்க முடியுமா?

எனது நண்பர்களின் வேண்டுகோள்களை என்னால் முடிந்த வரை நிறைவேற்றுவதற்கு நான் இறைவனை வேண்டிக்கொள்கின்றேன்….

சரி இன்றைய பதிவிற்கு வருவோம்……..

VBA CODE WRITTING என்பது சிலர் பயப்படும்படி கடினமான விஷயம் கிடையாது இது போன்ற தளங்களில் கிடைக்கும் சிறு சிறு வேலைகளுக்கான VBA CODE களை ஆராய தொடங்குங்கள், தானகவே எழுத பழகிவிடும்….

என்ன கொஞ்சம் பெரிய வேலைகளுக்கான VBA CODE களை படிக்கும்போது மட்டும் புரிந்துகொள்ள கொஞ்சம் கடினமாக இருக்கலாம்…

VBA CODE களை எழுதுவதற்கு முன்னால் நாம் இதைப் பற்றி சில அடிப்படை விஷயங்களை தெரிந்துகொள்வது அவசியமகும் அவை:

1) ALT+F11 VBA என்பது க்குச் செல்ல SHORT CUT ஆகும்.

2) MODULE என்பது நாம் எழுதும் CODE களை இதில் எழுதுவதால் MACRO வின் மூலம் இயக்கலாம்.

3) MODULE என்பது இருக்கும் இடம் (VBA)MENU வில் INSERT >> MODULE.

4) எழுதிய VBA CODE களை COMMOND BUTTON , SHAPES , PICTURES (ASSIGN MACRO) மூலம் இயக்கிக் கொள்ளலாம்.

5) சில VBA CODE களை  WORKSHEET (SHEET) களில் எழுதுவதால் மட்டுமே அதன் பயன்களை அடையமுடியும்.

(மேலும் தேவையான தகவல்களை தேவையான இடங்களில் பார்க்கலாம்)

இப்போது சில உதாரண VBA CODE களைப் பார்ப்போம் பின்பு VBA CODE மூலம் சில வேலைகளைப் பார்ப்போம்…

முதலில் DEVELOPER MENU >> INSERT >> ACTIVE X CONTROL >> COMMOND BUTTON எடுத்துக்கொண்டு வேண்டிய சைசில் ட்ராக் செய்து பின் டபுள் கிளிக் செய்யவும்….

(DEVELOPER MENU உங்கள் கனினியில் தெரியவில்லையெனில் இந்த தளத்தில் ஏற்கனவே பதிந்துள்ள Developer menu tamil tips-1 பதிவில் பார்த்துக் கொள்ளவும்.)

பின்பு இரண்டு வரிகளுக்கு இடையில் நமக்குத் தேவையான CODE ஐ எழுதிக்கொண்ட பின் VBA வை மூடி விடுங்கள்.

பின்பு DEVELOPER MENU >> INSERT >> DESIGN MODE என்பதை க்ளிக் செய்யவும்.

(DESIGN MODE என்பது ACTIVE X CONTROL பயன்படுத்தி VBA CODE எழுத தானாகவே ENABLE ஆகிக் கொள்ளும் நாம் DISABLE செய்தால் மட்டுமே பயன்படுத்தமுடியும்)

சில உதாரணங்களை நான் ஒரே COMMOND BUTTON ல் கொடுத்திருப்பேன், நீங்கள் உங்கள் தேவைக்கு தகுந்தாற்போல் வேறு COMMOND BUTTON ல் எழுதிக்கொள்ளுங்கள்.

சரி நண்பர்களே இதுவரை நாம் COMMOND BUTTON ல் VBA CODE  எழுதி பயன்படுத்துவதைப் பற்றி பார்த்தோம், அடுத்த பதிவில் MODULE மூலம் VBA CODE எழுதுவது மற்றும் சில வேலைகளுடன் VBA CODE உதாரணத்தைப் பார்ப்போம்,

DRAWING பற்றி கேட்ட நண்பருக்காக சிறு உதாரணம்….

INSERT MENU >> SHAPES >> மூலம் வரைந்து அதை BORDER COLOR and FILL COLOR மூலம் முழுமைப் படுத்தியது.......

INSERT MENU >> SHAPES >> மூலம் வரைந்து அதை BORDER COLOR and FILL COLOR மூலம் முழுமைப் படுத்தியது.......

நன்றி நண்பர்களே மீண்டும் சந்திப்போம்….

>>>>தெய்வத்தால் அகாதெனினும் முயற்சி தன் மெய் வருத்தக் கூலி தரும்……..

                                                        

                                                         தொடரும்..............